PhraseExpress è un’utility che può gestire blocchi di testo nell’intero sistema, identificandoli mentre li si digita e mettendoli a disposizione in tutti i programmi. L’interfaccia è in inglese, ma i blocchi di testo da creare e gestire possono essere in qualsiasi lingua tra cui l’italiano. L’utility è gratuita per uso non commerciale.
Se viene rilevato un uso commerciale, per esempio per la presenza del termine “cliente” nei blocchi di testo, sarà chiesto di passare alla versione v8 Easy che comunque costa solo 29 dollari, una cifra rapidamente ammortizzata grazie al tempo risparmiato scrivendo.
Installazione
L’utility è scaricabile da questo sito. Scompattare il file Zip, avviare con un doppio clic il file PhraseExpress.Exe, seguire la procedura d’installazione e attivare l’avvio automatico con Windows dell’utility (opzione Would you like to launch PhraseExpress automatically with your system). Viene creato automaticamente un collegamento nella cartella Esecuzione automatica, e l’aiuto in fase di scrittura dei testi sarà subito disponibile in qualsiasi programma.
Windows 7 inizialmente nasconde l’icona dell’utility nell’area di notifica a destra della Barra delle applicazioni: per accedere rapidamente a essa fare clic sull’icona triangolare che visualizza le icone nascoste e fare clic su Personalizza. Ora cercare la voce PhraseExpress nella lista e impostarla su Mostra icona e notifiche. Chiudere la finestra con Ok.
Utilizzare funzioni e abbreviazioni
PhraseExpress offre numerose frasi e citazioni predefinite in inglese e alcune abbreviazioni. Per aggiungere ulteriori blocchi di testo in italiano, fare clic sull’icona nell’area di notifica in basso a destra nella Barra delle applicazioni, selezionare una categoria nel menù, poi digitare il testo automatico desiderato. Per esempio i testi per i feedback di eBay possono essere rapidamente inseriti nella relativa casella nel browser. Ancora più comodo dell’uso tramite la struttura a menù, è utilizzare le abbreviazioni. Per impratichirsi con le abbreviazioni, fare clic sull’icona del programma e selezionare Settings. Dedicare un po’ di tempo per studiare i singoli elementi almeno nelle cartelle Salutations, Signatures e AutoCorrect.
Per modificare le firme predefinite adattandole alle proprie necessità, fare clic su Signature with random quote, poi fare clic a destra nel campo Phrase content e modificare indirizzo email, telefono e fax. La funzione {env%USERNAME%} aggiunge automaticamente il proprio nome tramite la registrazione di Windows alle variabili ambiente. A seconda del nome con cui è stato registrato Windows, può essere necessario correggere questa voce. Il campo Autotext può essere usato per inserire o cambiare l’abbreviazione, per esempio ##firma, e si possono aggiungere ulteriori abbreviazioni dopo una linea verticale. Eseguire le impostazioni per le altre firme e infine chiudere la finestra con Ok.
D’ora in poi, sarà sufficiente digitare ##firma seguito da uno spazio per inserire automaticamente la firma. E ciò funziona non solo in Word ma anche in Outlook, Thunderbird e Blocco note. Se necessario, si possono disattivare temporaneamente i blocchi di testo automatici tenendo premuto il tasto Ctrl mentre si fa clic sull’icona nell’area di notifica della Barra delle applicazioni.
Usare l’autoapprendimento automatico
Utilizzare i blocchi di testo predefiniti raggiunge la massima comodità se i suggerimenti vengono visualizzati automaticamente, senza dover digitare nemmeno le abbreviazioni. Per configurare questa funzione, fare clic sull’icona nell’area di notifica e selezionare Settings, poi selezionare Tools/Settings, fare clic su Features e assicurarsi che la voce Text predictions sia attivata. Fare clic sulla categoria Popups/Behavior. Il valore di Minimum input saving definisce il numero di caratteri da risparmiare nella digitazione di un blocco di testo tramite il suggerimento. Per esempio non è molto pratico eseguire una selezione da una lista di blocchi di testo predefiniti per risparmiare la digitazione di solo due caratteri. Il valore predefinito però è di 15 caratteri, decisamente troppi, e ciò provoca la visualizzazione di pochi suggerimenti: abbassare il valore impostandolo a 7.
Ora fare clic sulla categoria Text prediction: qui si determina l’accuratezza dei suggerimenti. Con il cursore Single words vs. full sentences fare clic al centro per visualizzare anche lunghe parole singole come suggerimento. Ora fare clic su Text prediction/Advanced. L’utility cancella automaticamente le parole non utilizzate dopo 14 giorni, per non rendere troppo grande l’archivio dei suggerimenti senza necessità. Si consiglia di portare questo valore a 90 giorni nel campo Automatically delete…, in modo che i suggerimenti testuali siano memorizzati più a lungo; il valore, però, va regolato anche in base alla frequenza con cui si scrive. Fare clic sul pulsante Learn text from e selezionare la sorgente Sent MS Outlook Emails per inserire nel dizionario dei suggerimenti i testi frequenti presi dai messaggi presenti nel client di posta elettronica. I testi più utilizzati possono essere caricati anche da un file utilizzando l’opzione Text/Ms Word files.